Política de Tratamiento de Datos Personales de Salud Medical

1. Quién opera Salud Medical

• Razón social: TECHNET SOLUTIONS J&S S.A.S. (“Technet”)
• NIT: 902060665-6
• Domicilio y dirección: MZ F CS 23 BRR FLORES DE MARIA 2, Valledupar (Cesar), Colombia
• Correo para consultas y reclamos sobre datos personales: technetsolutionsjs@gmail.com
• Teléfono: (+57) 314 638 2667
• Representante legal: SANDRITH CARINA TREJO ANGULO
• Área que atiende sus solicitudes: Protección de Datos Personales de Technet, a cargo de la representante legal.

2. Lo esencial en un minuto

• Si usted es paciente, la IPS que lo atiende es la responsable de sus datos. Technet los guarda y procesa por encargo de esa IPS y según sus instrucciones.
• Sus datos de salud son sensibles y la historia clínica tiene reserva legal. Solo la conocen usted, el equipo de salud que lo atiende y quienes la ley autoriza.
• No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad.
• Puede conocer, actualizar y corregir sus datos, y presentar reclamos, ante su IPS o ante Technet. Las consultas se responden en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles.
• La plataforma funciona en servidores ubicados en Estados Unidos, país que la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) reconoce con nivel adecuado de protección de datos.

3. Responsable y encargado: dos papeles distintos

La ley distingue dos papeles (Ley 1581 de 2012, art. 3):

• El responsable decide para qué y cómo se usan los datos, y responde ante usted.
• El encargado trata los datos por cuenta del responsable y según sus instrucciones.

Cuando Technet actúa en los dos papeles, cumple los deberes de ambos (Ley 1581 de 2012, art. 18, parágrafo).

4. Si usted es paciente

4.1 Quién responde por sus datos

La IPS que lo atiende. Ella:

• decide las finalidades;
• pide su autorización;
• atiende sus derechos;
• debe tener su propia política de tratamiento (Ley 1581 de 2012, art. 17; Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.3.1).

Technet trata sus datos solo para prestarle el servicio a la IPS, según sus instrucciones y con deber de confidencialidad (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.5.2).

• Technet no usa sus datos para fines propios. Solo usa cifras agregadas que no identifican a nadie (por ejemplo, cuántos mensajes se enviaron) para facturarle el servicio a la IPS y mantener la plataforma.
• El personal de Technet solo accede a datos de pacientes cuando es necesario para dar soporte, corregir una falla o cumplir una instrucción de la IPS.

4.2 Qué datos se tratan

• Identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo y, si usted la declara, identidad de género.
• Contacto: dirección, municipio, zona, teléfonos y correo.
• Afiliación: EPS o pagador, régimen, categoría o nivel del SISBÉN.
• Sociodemográficos: ocupación y nivel educativo. Solo si usted decide informarlos: pertenencia étnica y comunidad, grupo poblacional y discapacidad.
• Salud: la historia clínica (motivo de consulta, antecedentes, signos vitales, diagnósticos, resultados, imágenes, órdenes, fórmulas, medicamentos entregados, incapacidades, notas de los profesionales) y los consentimientos informados firmados.
• Quien lo acompaña o responde por usted: nombre, teléfono y parentesco (Resolución 1995 de 1999, art. 9).
• Facturación: servicios prestados, copagos, cuotas moderadoras y facturas.
• Comunicaciones: los mensajes que intercambia con la IPS por WhatsApp y sus respuestas a confirmaciones, recordatorios y encuestas.

4.3 Para qué se usan

1. Registrarlo como paciente y verificar sus derechos con su EPS o pagador. Esto incluye consultar la base de afiliados que la EPS comparte con la IPS.
2. Asignar, confirmar, recordar, reprogramar y cancelar citas.
3. Atenderlo y llevar su historia clínica, que es obligatoria (Ley 23 de 1981, art. 34; Resolución 1995 de 1999, art. 1).
4. Expedir órdenes, fórmulas, autorizaciones, incapacidades y certificados, y entregar medicamentos.
5. Facturar los servicios y generar los RIPS (Resolución 948 de 2026).
6. Enviar los reportes que exige la ley:
   • el registro de actividades de protección específica y detección temprana (Resolución 202 de 2021);
   • el Resumen Digital de Atención a la plataforma de interoperabilidad del Ministerio de Salud (Ley 2015 de 2020, art. 3; Resolución 1888 de 2025);
   • los demás que exijan las autoridades de salud.
7. Hacer seguimiento en programas de promoción, prevención y gestión del riesgo.
8. Medir la satisfacción, atender peticiones, quejas y reclamos, y mejorar la calidad.
9. Si la IPS lo ofrece, prestar consultas por video (telemedicina).
10. Permitir verificar, con el código QR impreso, que un documento es auténtico.
11. Atender requerimientos de autoridades y defender derechos en procesos judiciales.

4.4 Mensajes por WhatsApp

La IPS puede usar WhatsApp para:

• confirmarle, recordarle y cancelarle citas;
• enviarle encuestas;
• atenderlo con un asistente automático de agendamiento.

Si no quiere recibir estos mensajes, avise a su IPS o escríbanos; sus citas no se afectan. Los mensajes pasan por la plataforma de WhatsApp de Meta. Frente a usted como usuario de WhatsApp, Meta se rige además por sus propios términos.

4.5 Su autorización

La IPS debe pedirle autorización a más tardar al recoger sus datos, e informarle para qué los usará (Ley 1581 de 2012, arts. 9 y 12; Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.2).

• Puede darla por escrito, de palabra o con una conducta que no deje duda.
• El silencio nunca cuenta como autorización (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.4).
• No se necesita autorización, entre otros casos:
  • en urgencias médicas o sanitarias;
  • cuando una entidad pública la pide en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial;
  • para datos públicos o del Registro Civil (Ley 1581 de 2012, art. 10).

4.6 Quién más puede conocer sus datos

• Usted, sus representantes y las personas que usted autorice.
• El equipo de salud que lo atiende y el personal de la IPS que los necesita para su función.
• Las autoridades judiciales y de salud, en los casos previstos por la ley (Resolución 1995 de 1999, art. 14).
• Su EPS o pagador, y el Ministerio de Salud, por medio de los RIPS, las facturas y los reportes obligatorios.
• Otros prestadores que lo atiendan, que podrán consultar sus Resúmenes Digitales de Atención en la plataforma del Ministerio de Salud con su consentimiento previo y expreso, y solo con fines de atención (Ley 2015 de 2020, art. 6; Resolución 1888 de 2025).
• Los proveedores de Technet del numeral 9, solo para prestar el servicio.

5. Si usted usa la plataforma (personal de las IPS)

Datos

• nombres, apellidos, tipo y número de documento, correo y teléfono;
• rol, sede, profesión o especialidad y registro profesional;
• imagen de su firma y sello, y permisos;
• registros de su actividad: ingresos, acciones realizadas, dirección IP, navegador, fecha y hora;
• sus aceptaciones de estos documentos.

Finalidades

1. Crear y administrar su cuenta, verificar su identidad al ingresar y darle los permisos que defina su IPS.
2. Identificar al autor de cada registro clínico con fecha y hora, como exige la ley (Resolución 1995 de 1999, arts. 5 y 18). Por eso su cuenta es personal.
3. Incluir su nombre, documento, registro profesional, firma y sello en los documentos que usted emite, y en los RIPS y reportes que la IPS envía a EPS y autoridades.
4. Mostrar su nombre a los pacientes en los mensajes de citas y en el asistente de WhatsApp, salvo que su IPS lo oculte.
5. Seguridad: detectar accesos indebidos, investigar incidentes y conservar el registro de auditoría.
6. Darle soporte e informarle cambios del servicio y de estos documentos.
7. Facturarle el servicio a la IPS (por ejemplo, contando usuarios activos) y cumplir obligaciones legales.

Autorización: la primera vez que ingrese, y con cada nueva versión, le pediremos autorizar el tratamiento de sus datos según esta política, y guardaremos la prueba (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.5). Su IPS crea, modifica y desactiva su cuenta.

6. Contactos comerciales y proveedores

Tratamos nombre, cargo, entidad, correo y teléfono, y la información de propuestas, contratos, facturas y pagos. Los usamos para preparar propuestas, celebrar y ejecutar contratos, facturar, dar soporte e informar sobre el servicio. No los compartimos con terceros para publicidad.

7. Datos sensibles

Son sensibles los datos que afectan su intimidad o cuyo mal uso puede discriminarlo, como los de salud, vida sexual y origen racial o étnico (Ley 1581 de 2012, art. 5). En Salud Medical lo son la historia clínica, la pertenencia étnica, la identidad de género y la discapacidad.

• Solo se tratan con su autorización explícita, salvo las excepciones de ley (Ley 1581 de 2012, art. 6).
• Usted no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas sobre ellos, y ninguna actividad puede condicionarse a que los entregue (Ley 1581 de 2012, art. 12, lit. b; Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.3).
• Aun así, sus datos de salud son indispensables para atenderlo, y la IPS está obligada a registrarlos en la historia clínica (Ley 23 de 1981, art. 34).
• La atención de urgencias nunca depende de esta autorización (Ley 1581 de 2012, art. 10, lit. c).
• La pertenencia étnica es un dato sensible. La IPS la pregunta porque la piden reportes del Ministerio de Salud (Resolución 202 de 2021; Resoluciones 866 de 2021 y 1888 de 2025) y para atenderlo con enfoque diferencial.

8. Niñas, niños y adolescentes

Sus derechos prevalecen (Ley 1581 de 2012, art. 7).

• Sus datos solo se tratan cuando responden a su interés superior y respetan sus derechos fundamentales, como ocurre con la atención en salud.
• Autoriza su representante legal (normalmente la madre o el padre), después de escuchar la opinión del menor según su madurez (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.9).
• Sus derechos los ejerce quien lo representa (art. 2.2.2.25.4.1).
• En los recién nacidos autoriza la madre, el padre o el representante legal. La atención urgente no espera esa autorización (Ley 1581 de 2012, art. 10, lit. c).
• Responder preguntas sobre datos de menores es voluntario (Ley 1581 de 2012, art. 12, lit. b).

9. Proveedores y envío de datos fuera de Colombia

La ley diferencia dos casos (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.1.3, nums. 4 y 5):

• Transmisión: los datos se comunican a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: los datos se envían a otro responsable, que los usa para sus propios fines.

Technet no transfiere datos personales al exterior. Sí los transmite a estos proveedores. Actúan como encargados (subencargados, en el caso de los datos de pacientes) y los tratan solo para prestarnos el servicio.

Solo si la IPS activa la integración. En esos casos pueden ser proveedores contratados directamente por la IPS:

La conexión con el Ministerio de Salud pasa además por un equipo intermediario administrado por Technet en Colombia. Las copias de seguridad se guardan en Colombia, cifradas con una llave que solo tiene Technet: sin esa llave nadie puede leerlas.

Por qué esto es legal:

• Estados Unidos está en la lista de países con nivel adecuado de protección de datos de la SIC (Circular Única de la SIC, Título V, Capítulo Tercero, numeral 3.2). Ese capítulo lo adicionó la Circular Externa 005 de 2017, y el numeral 3.2 lo modificaron las Circulares Externas 008 de 2017 y 002 de 2018.
• La SIC admite la transmisión a los países de esa lista (mismo numeral, parágrafo 4).
• Con cada proveedor rige un acuerdo que lo obliga a tratar los datos solo por nuestra cuenta, con seguridad y confidencialidad (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.5.2). Con ese acuerdo, la transmisión internacional no requiere informarle ni pedirle autorización (art. 2.2.2.25.5.1, num. 2). Se lo contamos por transparencia.
• El simple paso de los datos por redes de otros países no es una transferencia (Circular Única, numeral 3.2, parágrafo 3).

10. Sus derechos

Como titular, usted puede (Ley 1581 de 2012, art. 8):

• a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• b) Pedir prueba de la autorización que dio, salvo cuando la ley no la exige.
• c) Saber, si lo pide, qué uso se ha dado a sus datos.
• d) Quejarse ante la SIC, después de agotar la consulta o el reclamo ante el responsable o el encargado (art. 16).
• e) Revocar la autorización o pedir que se borren sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos (Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011; Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.6).
• f) Acceder gratis a sus datos: al menos una vez cada mes calendario y cada vez que cambie sustancialmente esta política (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.4.2).

Sobre la historia clínica:

• No se borra. La IPS debe conservarla (numeral 14), así que mientras dure ese deber no procede su supresión.
• Lo registrado no se modifica. Los errores se corrigen agregando una nota con fecha, hora, nombre e identificación de quien corrige, sin borrar lo anterior (Ley 2015 de 2020, art. 8, parágrafo 1).
• Tiene derecho a consultarla completa y a obtener copia gratis, también por medios electrónicos. Se pide a la IPS (Ley 1751 de 2015, art. 10, lit. g; Ley 2015 de 2020, art. 9).

11. Cómo presentar una consulta o un reclamo

Quién puede presentarla (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.4.1):

• usted, acreditando su identidad;
• sus causahabientes;
• su representante o apoderado;
• quien actúe por estipulación a favor de otro.

Los derechos de los menores los ejerce su representante.

Dónde: si es paciente, ante su IPS o ante Technet. En los demás casos, ante Technet: technetsolutionsjs@gmail.com o por escrito a la dirección del numeral 1. El trámite es gratuito (art. 2.2.2.25.2.6).

Consultas (para conocer sus datos): respondemos en máximo 10 días hábiles desde que la recibimos. Si no es posible, le diremos por qué y en qué fecha responderemos, sin pasar de 5 días hábiles adicionales (Ley 1581 de 2012, art. 14).

Reclamos (para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o denunciar un incumplimiento) (Ley 1581 de 2012, art. 15):

1. Incluya su identificación, la descripción de los hechos, su dirección y los documentos que quiera hacer valer.
2. Si falta algo, se lo pediremos dentro de los 5 días siguientes al recibo. Si pasan 2 meses sin que lo complete, se entenderá que desistió.
3. Si no somos competentes, lo trasladaremos a quien corresponda en máximo 2 días hábiles y le avisaremos.
4. En máximo 2 días hábiles desde que el reclamo esté completo, marcaremos sus datos con la leyenda “reclamo en trámite” hasta decidirlo.
5. Responderemos en máximo 15 días hábiles, contados desde el día siguiente al recibo. Si no es posible, le informaremos los motivos y la nueva fecha, que no pasará de 8 días hábiles adicionales.

Si la solicitud es sobre datos de paciente y la recibe Technet, la tramitaremos con la IPS dentro de esos mismos plazos. Si la decisión le corresponde a la IPS (por ejemplo, corregir su historia clínica), se la trasladaremos en máximo 2 días hábiles y le avisaremos.

SIC: solo puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado la consulta o el reclamo ante el responsable o el encargado (Ley 1581 de 2012, art. 16).

12. Cookies y datos guardados en su equipo

No usamos cookies de publicidad ni de analítica de terceros. Solo usamos estas cookies técnicas, necesarias para que la plataforma funcione:

El monitoreo de New Relic en el navegador funciona sin cookies. Solo recibe datos técnicos: tiempos de carga, errores, página visitada y tipo de navegador.

Datos guardados en el navegador. Para seguir funcionando sin internet y ser más rápida, la plataforma guarda temporalmente en el equipo del usuario información de pacientes y registros pendientes de enviar.

• Esa copia se borra automáticamente al poco tiempo o al vencer la sesión.
• Los borradores de historias clínicas que no se han guardado permanecen en ese equipo hasta que se guardan o se descartan.
• Por eso el personal de las IPS debe usar solo equipos autorizados, y nunca computadores públicos.

13. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo (Ley 1581 de 2012, art. 4, lit. g; arts. 17 y 18):

• conexiones cifradas (HTTPS/TLS);
• acceso con usuario personal y permisos por rol, con la información de cada IPS separada de las demás;
• cifrado adicional de campos seleccionados de la historia clínica;
• registro de auditoría de los cambios. La historia clínica finalizada no se modifica: se corrige con notas aclaratorias;
• copias de seguridad diarias, cifradas con una llave que solo tiene Technet;
• deber de confidencialidad para el personal de Technet y los proveedores.

Si ocurre un incidente que afecte datos personales:

• avisaremos sin demora a la IPS responsable;
• lo reportaremos a la SIC dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección (Ley 1581 de 2012, art. 18, lit. k; Circular Única de la SIC, Título V, numeral 2.1, lit. f);
• cuando corresponda, informaremos a las personas afectadas.

Ningún sistema es infalible: proteja su contraseña y avísenos de cualquier uso extraño.

14. Cuánto tiempo conservamos los datos

Los datos se conservan mientras se necesiten para su finalidad y por los plazos que fija la ley. Después se suprimen (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.8).

• Historia clínica: mínimo 15 años desde la última atención: 5 en archivo de gestión y 10 en archivo central (Resolución 839 de 2017, art. 3).
  • El plazo se duplica para víctimas de violaciones de derechos humanos o de infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario.
  • La conservación es permanente si la historia hace parte de un proceso por delitos de lesa humanidad.
  • Cumplido el plazo, la eliminación la decide la IPS con el procedimiento de los arts. 4 y 5 de esa resolución. Nunca se eliminan documentos sueltos de una historia (art. 5, parágrafo 2).
• Facturas, RIPS y documentos contables: 10 años (Ley 962 de 2005, art. 28), salvo plazos especiales.
• Usuarios: mientras la cuenta esté activa. Al desactivarla, su identificación ligada a registros clínicos y de auditoría se conserva tanto como las historias en que aparece. Lo demás se suprime cuando deja de ser necesario.
• Contactos comerciales: mientras dure la relación, y 10 años para contratos y facturas (Ley 962 de 2005, art. 28).
• Copias de seguridad de la base de datos: se renuevan cada 14 días. Las copias de archivos clínicos (firmas, consentimientos, soportes) se conservan junto con la historia clínica.
• Registros técnicos de funcionamiento: solo el tiempo necesario para diagnosticar fallas y detectar incidentes.
• Fin del contrato con una IPS: le entregamos su información y la eliminamos de nuestros sistemas en los plazos pactados, salvo lo que la ley nos obligue a conservar.

15. Cambios a esta política

• Publicaremos cada versión en esta página, con su número y fecha.
• Si un cambio sustancial afecta la identificación del responsable o las finalidades, se lo informaremos antes de aplicarlo.
• Si cambia la finalidad, pediremos una nueva autorización (Decreto 1074 de 2015, arts. 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.3.1).
• Al personal de las IPS le mostraremos la nueva versión al ingresar.
• Las versiones anteriores están disponibles a solicitud.

16. Vigencia

Versión 2026-10, vigente desde el 6 de octubre de 2026. Reemplaza la versión del 8 de julio de 2026. Las bases de datos de Salud Medical estarán vigentes mientras Technet preste el servicio y, después, durante los plazos del numeral 14.

17. Normas aplicables

• Constitución Política, art. 15
• Ley Estatutaria 1581 de 2012
• Decreto 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25 (compiló el Decreto 1377 de 2013)
• Circular Única de la SIC, Título V
• Ley 23 de 1981
• Ley Estatutaria 1751 de 2015
• Ley 2015 de 2020
• Resolución 1995 de 1999, modificada por la Resolución 839 de 2017
• Resoluciones 866 de 2021 y 1888 de 2025
• Resolución 948 de 2026
• Resolución 202 de 2021
• Ley 527 de 1999